Verbrauchsmaterial, das niemals ausgeht – dank MPS

Wissen Sie, was die häufigste Ursache für einen Druckerausfall ist? Richtig – der akute Mangel an Toner oder Tinte. Dieser tritt meistens noch zum garantiert ungünstigsten Zeitpunkt auf und wird nicht selten durch den unglücklichen Umstand verschlimmert, dass gerade auch keine entsprechende Kartusche mehr im Office vorrätig ist. Zur verlorenen Arbeitszeit durch den Druckerstillstand addiert sich dann noch der Aufwand für die manuelle Bestellung beim Tonerlieferanten. Tatsache ist – in einer heterogenen Druckerlandschaft mit einer Vielzahl von verschiedenen Printern fällt auch der IT das effektive Management von Verbrauchsmaterial schwer. MPS, Managed Print Services, können hier wirksame Abhilfe schaffen – indem sie Bestellprozesse automatisieren.

Bestellzeitpunkt für Tinte oder Toner verpasst?
Wer bestellt eigentlich neuen Toner und zu welchem Zeitpunkt? Diese oft ungeklärte Zuständigkeitsfrage dürfte schon in so manchem Büro für hitzige Diskussionen gesorgt haben. Besonders dann, wenn es eigentlich schon zu spät ist: Das wichtige Dokument sitzt in der Warteschleife fest und kann nicht ausgedruckt werden, weil Toner oder Tinte zur Neige gegangen ist.

MPS bestellen – Sie konzentrieren sich auf Ihren Job
Managed Print Services sind hier die ideale Lösung. Bei diesem Service wird der Füllstand von Toner oder Tinte permanent überwacht. Sobald er auf ein bestimmtes Level sinkt, wird er automatisch – und rechtzeitig – vom MPS-System nachbestellt. Emotionsgeladene Debatten rund ums Verbrauchsmaterial sowie manuelle Bestellprozesse desselbigen werden damit auf ein äusserst sporadisches Niveau reduziert.
Dafür steigt bei allen Beteiligten im Office die Stimmung und die Produktivität: Die Automatisierung der Verbrauchsmaterial-Bestellung für einen vielfältigen Druckerpark durch MPS entlastet die Mitarbeitenden in der IT und in allen weiteren Unternehmensabteilungen enorm. Sie müssen ihre Arbeitszeit nicht mehr für das manuelle Ordern von Toner und Tinte aufwenden, sondern können sich voll und ganz auf ihre eigentlichen Aufgaben konzentrieren. Und das bei ungehindertem Workflow – weil den Druckern dank Managed Print Services niemals die Farbmittel ausgehen.

Toner, Tinte, Energie und Kosten immer auf Idealstand
MPS vermeiden auch, dass für Printer mit eher geringer Auslastung zu viel Farbmittel bestellt wird. Drucker mit hohem Durchlaufvolumen werden hingegen stets „just in time“ mit dem entsprechenden Toner bzw. der geeigneten Tinte beliefert. Damit sorgen Managed Print Services auch für mehr Ressourcenschonung und Kosteneffizienz. Durch den optimierten Tonerverbrauch arbeiten die Drucker umweltfreundlicher. Und – wo kein wertvoller Lagerplatz mehr für Toner- und Tintenkartuschen verschwendet wird, wird auch kein unnötiges Kapital mehr gebunden.

Die reduzierte Lagerhaltung bedeutet jedoch nicht, dass Ihr Office völlig unvorbereitet ist, wenn grössere Druckaufträge anstehen. Managed Print Services bieten neben der automatischen Bestellung auch stets die Option der telefonischen bzw. schriftlichen Bestellung von Tinte und Toner an. So können Sie mit MPS auch ideal Auftragsspitzen abfangen. Ausserdem haben Sie in den Portalen auch jederzeit persönlich Einblick in die Zählerstände und Bestellungen für die einzelnen Drucker, die durch die Managed Print Services überwacht werden. Umfassende Transparenz ist bei der Automatisierung damit zu jedem Zeitpunkt gewährleistet.

Fazit:
Viele Unternehmen stellen sich die Einführung von Managed Print Services immer noch komplex vor. Doch in der Praxis funktioniert der MPS-Prozess ganz einfach und stellt sicher, dass Drucker kosteneffizienter, energiesparender und umweltfreundlicher arbeiten:

• Sie wählen ein für Sie passendes Finanzierungsmodell und schliessen den MPS-Vertrag ab
• Die Drucker und die Software werden professionell installiert
• Ab sofort läuft der MPS-Vertrag und die automatische Bestellung des Verbrauchsmaterials