Ist Ihr Unternehmen sicher? So schützen Sie Ihre Drucker und Dokumente
In einer zunehmend gefährlichen Welt sind sich die meisten Technologieexperten bewusst, dass ihre Computernetzwerke einer Vielzahl von Cyber-Bedrohungen ausgesetzt sind.
Ob Sie nun aufgrund eines Ransomware-Angriffs nicht mehr auf Ihre Produktionsdaten zugreifen können oder Ihre Kundeninformationen oder Ihr geistiges Eigentum exfiltriert und im Dark Web verkauft wird. Die Folgen können für den Ruf und den Betrieb eines Unternehmens katastrophal sein.
Es scheint aber, dass die Sicherheit von Druckern für IT-Führungskräfte eine Art blinder Fleck ist oder zumindest nicht zuoberst auf der Prioritätenliste steht. Als das Marktforschungsunternehmen Quocirca 2022 IT-Entscheidungsträger zu möglichen Sicherheitsrisiken befragte, wurden die privaten Drucker von Mitarbeitenden gerade mal von 24 Prozent der Befragten als Sicherheitsrisiko genannt. Die Druckumgebung im Büro wurde noch weniger häufig erwähnt (21 Prozent).
Und doch gaben zwei Drittel der Unternehmen gegenüber Quocirca an, dass sie aufgrund von unsicheren Druckprozessen bereits Datenverluste erleiden mussten. Durchschnittlich kostet ein solcher Datenverlust CHF 715'000 , wobei weitere nicht bezifferte Auswirkungen wie der Verlust der Geschäftskontinuität und die Unterbrechung des Geschäftsbetriebs hinzukommen.
Die Gefahren sind zweifacher Art. Schon der Verlust oder die unbefugte Weitergabe eines einzigen vertraulichen Papierdokuments kann katastrophale Folgen haben. Die Debatte zwischen dem US-Justizministerium und Donald Trump darüber, ob geheime Dokumente aus dem Weissen Haus entfernt wurden, war natürlich überall in den Schlagzeilen. Aber wenn ein Ausdruck einer Personalakte in die falschen Hände gerät, kann das für die betroffene Person verheerend sein.
Auch Ihre Drucker und Scanner an sich stellen schon ein Sicherheitsrisiko dar. Schliesslich ist ein moderner Drucker in der Regel ein hochleistungsfähiges Endgerät, das über einen eigenen Speicher verfügt und mit Anschlussmöglichkeiten wie Ethernet, Wi-Fi, Bluetooth und USB ausgestattet ist.
Im Oktober 2022 behaupteten Forscher von Cybernews, 28’000 ungesicherte Drucker unter ihre Kontrolle gebracht zu haben, um die Gefahren zu verdeutlichen. Sie haben dies genutzt, um auf diesen Druckern einen kurzen Leitfaden zum Thema Druckersicherheit auszudrucken. Wie sie aber betonten, könnten skrupellosere Personen mit einem solchen Angriff auf vertrauliche Dokumente im Druckerspeicher zugreifen und diese exfiltrieren. Oder sie könnten kompromittierte Geräte als Zwischenstation für ein weiteres Eindringen in Unternehmensnetzwerke nutzen. Oder sie für DDoS-Angriffe, Spamming oder Krypto-Mining umnutzen.
Wie können also die Sicherheitslücken beim Drucken geschlossen werden? Für die Sicherheit Ihres Netzwerks, Ihrer Geräte und Ihrer Dokumente ist ein dreistufiger Ansatz zentral. Bei der Layer 3 wird das gesamte Netz (Dokumente, Geräte und Netzwerke) betrachtet, einschliesslich der Peripheriegeräte (Firewalls, Router, Webserver, sämtliche Geräte mit öffentlichem Zugang) und der mit dem Netz verbundenen Endgeräte (z.B. Mobiltelefone), um einen effektiven Plan für das Sicherheitsmanagement zu erstellen.
Gute allgemeine Netzsicherheitspraktiken sind unerlässlich. Sie werden wohl bereits den Datenverkehr in, aus und über Ihr Netzwerk überwachen, um ungewöhnliche Muster zu erkennen. Aber sind Sie sicher, dass Sie dem Datenverkehr zu und von Ihren Druckern und anderen Geräten genügend Aufmerksamkeit schenken?
Und wie sieht’s mit den Geräten selbst aus? Ältere Geräte können Sicherheitslücken und Schwierigkeiten bei der Aktualisierung der Firmware aufweisen und sind somit anfälliger für Cyberangriffe.
Moderne Geräte sollten über Sicherheitsfunktionen wie Port-Management und Dokumentenverschlüsselung verfügen, die Hacker aufhalten sollen. Durch Passwortschutz und Authentifizierungstechnologie wird sichergestellt, dass nur berechtigte Benutzerinnen und Benutzer darauf drucken und auf Dokumente zugreifen können. Es liegt jedoch an Ihnen, diese Funktionen richtig zu implementieren.
Vielleicht möchten Sie noch weiter gehen und sicherstellen, dass die Mitarbeitenden direkt zum Drucker gehen und ein Dokument vor dem Druck mit einer PIN oder einer Karte entsperren müssen, um die Möglichkeit auszuschliessen, dass jemand anderes es abfangen kann.
All dies lässt sich leichter umsetzen, wenn Sie eine Druckverwaltungsplattform nutzen, auf der Sie sehen können, wer in Ihrem Netzwerk was tut, und Sicherheitsrichtlinien und Arbeitsabläufe für einzelne Geräte und Mitarbeitende festlegen, durchsetzen und überwachen können.
Vielleicht ist es für Sie sinnvoll, mit einem Partner für Managed Print Services zusammenzuarbeiten, der Sie bei der Analyse Ihrer Sicherheit und bei der effizienteren Gestaltung Ihrer Druckprozesse unterstützen kann.
Laut Quocirca sind Unternehmen, die mit MPS-Anbietern zusammenarbeiten, üblicherweise stärker auf Sicherheitsrisiken sensibilisiert. Ausserdem haben sie mehr Vertrauen in ihren Sicherheitsstatus und finden es einfacher, mit den Herausforderungen in diesem Bereich Schritt zu halten.
Man vergisst leicht, wie intelligent und leistungsfähig Drucker und andere Geräte, die Dokumente verarbeiten, sind. Aber eines ist sicher: Hacker und Cyberkriminelle werden diesen Fehler nicht machen.
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