Was ist Pull Printing und inwiefern verbessert es die Sicherheit?

Denn um Zugang zu vertraulichen Informationen zu erhalten, muss jemand beispielsweise nur durch einen Stapel Dokumente blättern, die im Büro beim Drucker liegen gelassen werden.  

Mit «Pull Printing» können solche Sicherheitslücken vermieden werden. Viele haben diesen Begriff wohl schon mal gehört, aber inwiefern kann diese Lösung Ihrem Unternehmen helfen?

Pull Printing kurz erklärt 
Bei herkömmlichen, nicht mit der Pull Printing-Technologie ausgestatteten Geräten wird ein Dokument gleich nach dem Klick auf «Drucken» ausgedruckt. 

Mit der Pull Printing-Technologie dagegen behält eine Software die Druckaufträge in einer sicheren virtuellen Warteschlange, bis der Benutzer, der den Auftrag ausgelöst hat, physisch beim Drucker ist und bestätigt, dass er jetzt sein gedrucktes Dokument abholt. Das Gerät gibt dann den Auftrag frei und druckt die gewünschten Seiten. 

Die physische Authentifizierung kann über einen PIN-Code, ein Login mit Benutzernamen und Passwort, einen NFC-fähigen Badge, eine Mobile-App oder einen QR-Code erfolgen.  
Aktuell arbeiten nur 40% der Unternehmen¹ mit der Pull Printing-Technologie. Lösungen wie Secure Print+ von Brother für die Authentifizierung mittels NFC und PrintSmart Secure Pro  mittels PIN-Code ermöglichen die Pull Printing-Authentifizierung in bestehenden Netzwerken.

Inwiefern verbessert Pull Printing die Sicherheit?
Malware wird von Unternehmen als das grösste Sicherheitsrisiko angesehen. Eine viel grössere Gefahr stellen jedoch die internen Benutzer dar, die 32% der Datenschutzverletzungen verursachen. 11% aller Sicherheitsvorfälle stehen in Zusammenhang mit dem Drucken. 

Beim Drucken werden häufig Fehler gemacht. So lassen die Benutzer beispielsweise vertrauliche Dokumente beim Drucker liegen (35%), holen ihre gedruckten Dokumente nicht beim Drucker ab (34%) oder nehmen vertrauliche Dokumente mit, die nicht ihnen gehören (27%).² 

Um diese Risiken zu bekämpfen und die Sicherheit zu verbessern, müssen sich die Benutzer beim Pull Printing am Gerät identifizieren und bestätigen, dass sie die entsprechenden Berechtigungen haben. 

Damit gehören die mit nicht abgeholten Druckaufträgen verbundenen Risiken der Vergangenheit an.

Durch die Vermeidung von Missbrauch Kosten sparen
Neben der Sicherheit bietet Pull Printing aber noch viele weitere Vorteile. Es ist auch eine grünere Lösung. Denn weil die nicht freigegebenen Aufträge nicht gedruckt werden, entsteht weniger Papierabfall und der Tinten- oder Tonerverbrauch wird gesenkt. Dokumente, die nach einer bestimmten Frist nicht abgeholt wurden, werden vom Druckerspeicher gelöscht. Die Risiken für die Netzwerksicherheit werden entsprechend reduziert.

Und weil die Benutzer wissen, dass ihre Druck- und Scanaufträge jetzt nachverfolgt werden, wird es auch sonst weniger Missbrauch beim Drucken wie Drucken für private Zwecke oder Scannen und Kopieren von sensiblem Material geben. 

Ein unerlässliches Tool für Ihre Sicherheit 
Pull Printing ist nur eine Variable im Bereich Drucksicherheit, aber sie ist unerlässlich. Dank Pull Printing wird das Risiko des Verlusts vertraulicher Daten gesenkt, das Druckmanagement verbessert, die Kosten werden gesenkt und die Ressourcen geschont.  

Da es an internen Sicherheitskompetenzen fehlt, arbeiten Unternehmen, bei denen die Drucksicherheit einen hohen Stellenwert hat, oft mit einem Managed Print Service (MPS). 

Ob Sie nun den Übergang intern voranbringen oder mit einem Partner zusammenarbeiten: Pull Printing ist ein wesentliches Element für die Daten- und Dokumentensicherheit. 

Weitere Informationen zu den Managed Print-Lösungen von Brother.


^{1 Quocirca Global Print Security Landscape 2019
2 Savanta, Future proofing your business, 2019}