Sind integrierte interne IT-Teams das Geheimnis einer erfolgreichen digitalen Transformation?

Ist die Einbindung der IT-Abteilung der Schlüssel zur erfolgreichen digitalen Transformation? 

Effizienz und Technologie waren zwar schon immer untrennbar miteinander verbunden, aber Letztere wird zunehmend zum wichtigsten Wachstumsfaktor für kleine und mittelgrosse Unternehmen.

Egal, ob Technologie nun das Kernangebot Ihres Unternehmens oder nur ein Teil Ihrer Prozesse und Methoden ist: Im von Digitalisierung und starkem Wettbewerb geprägten Geschäftsumfeld von heute können sich Firmen nur dadurch von der Konkurrenz abheben, dass sie Innovationsführer sind und den Kunden genau das bieten, was sie brauchen. Und das funktioniert nur mit guter Technologie und einer guten IT-Abteilung.

Warum die Einbindung der IT-Abteilung in Geschäftsentscheidungen ausschlaggebend ist 

Für den Unternehmenserfolg ist es wichtig, dass IT-Manager oder -Entscheidungsträger aktiv in alle Geschäftsentscheidungen eingebunden werden – vor allem dann, wenn die Abläufe insgesamt effektiver werden sollen. Das sehen die meisten IT-Profis genauso, wie eine unlängst von Brother durchgeführte Umfrage unter Entscheidungsträgern in IT-Abteilungen ergab. Die Mehrzahl (88 %) der Befragten gab nämlich an, dass es für ihr Team wichtig ist, gut in das ganze Unternehmen eingebunden zu sein. 72 % der Befragten waren der Ansicht, dass ihre IT-Abteilung zwar eine entscheidende Rolle für die geschäftliche Effizienz spielt, aber trotzdem noch nicht ausreichend ins Gesamtgeschehen involviert ist. So ist nur etwa ein Viertel von ihnen der Ansicht, dass sie in Entscheidungen über Geschäftsziele „sehr stark eingebunden werden“, während dies nach Ansicht weiterer 25 % nur „in ausreichendem Mass“ der Fall ist (wobei die Einbindung in Betriebsabläufe und Geschäftsprozesse etwas besser bewertet wird).

Wenn die IT-Abteilungen aber nicht ausreichend integriert werden, haben sie nicht die Möglichkeiten der Einflussnahme und Steuerung, die sie brauchen, um eine gleichbleibend hohe Prozesseffizienz und Produktivität zu gewährleisten. So kann eine ineffiziente und mangelnde Zusammenarbeit von Geschäftsleitung und IT-Abteilung zum Beispiel leicht dazu führen, dass Technologien gekauft werden, die die entscheidenden Funktionen und Aufgaben nicht erfüllen oder nicht für künftige Anforderungen skalierbar sind.

Der unschätzbare Wert von technischer Expertise

Meist ist es die IT-Abteilung, die die Systeme und Tools beurteilt, kauft und implementiert, die allen Geschäftsprozessen, Kommunikationswegen und Kundenerlebnissen und -schnittstellen zugrunde liegen, und sicherstellt, dass die Infrastruktur des Unternehmens reibungslos mit den Geräten und Anlagen der Kunden und Lieferanten harmoniert. Deshalb ist die IT-Abteilung auch so enorm wichtig für effiziente Abläufe. Denn nur, wenn sie in die Entscheidungsfindung eingebunden ist, wird sie das Unternehmen als Ganzes wesentlich effizienter und sogar rentabler machen können.

Die enge Vernetzung des IT-Teams mit anderen Abteilungen und der Geschäftsführung ist die Grundvoraussetzung dafür, dass die richtige Technologie dort eingesetzt wird, wo sie gebraucht wird, und dann genau das tut, was sie tun soll. Doch leider wird diese entscheidende Rolle der IT-Abteilung (obwohl sie doch auf der Hand liegt) von vielen KMUs noch zu wenig gewürdigt, sodass sie ihre IT-Abteilung kaum oder gar nicht in ihre strategischen Entscheidungen einbinden.

Laut einer von Brother durchgeführten Studie konzentrieren sich Unternehmen bei ihren effizienzsteigernden Massnahmen hauptsächlich auf das Datenmanagement (35 %), die Künstliche Intelligenz (31 %) und die Cybersicherheit (30 %). Ausserdem legen sie grossen Wert auf die Steigerung ihrer Produktivität durch Digitalisierung von Geschäftsprozessen, Einführung von Fernarbeit oder Beschleunigung der Kommunikation. Doch ohne eine ausreichend involvierte IT-Abteilung ist die Umsetzung der drei genannten Massnahmen nur schwer möglich. 

Kommunikation ist der Schlüssel zur erfolgreichen IT-Integration 

Warum sind die IT-Abteilungen und ihre Entscheidungsträger in vielen Firmen immer noch so schlecht mit den anderen Abteilungen vernetzt, obwohl sie doch für den Gesamterfolg so wichtig sind? Das liegt an vielen internen Hürden, die es zu erkennen und abzubauen gilt.

In der von Brother durchgeführten Umfrage nannte jeder vierte IT-Entscheidungsträger als Hauptgrund für die mangelnde Integration der IT-Abteilungen die Tatsache, dass sie über mehrere Standorte verstreut sind. Fast genauso viele Befragte (22 %) sahen in der unterschiedlichen Prioritätensetzung der einzelnen Abteilungen den Hauptgrund dafür.

Doch betrachten wir diese Hürden einmal etwas genauer: 

Gezielte Integration der IT-Abteilungen im Rahmen digitaler Transformation 

Meist ruft eine stärkere Einbindung der IT-Abteilung auf Geschäftsleitungsebene viele positive Veränderungen hervor, wie etwa: Die technischen Entscheidungen werden praxis- sowie bedarfsorientierter und korrespondieren stärker mit den Unternehmenszielen. Cybersicherheitslösungen decken endlich die ganze Datenwertschöpfungskette ab und die Drucklösungen werden flexibler und sind weder über- noch unterdimensioniert. 

Doch was geschieht, wenn die IT-Abteilung nicht ausreichend in die Entscheidungsfindung auf Managementebene involviert ist? Zum Beispiel das: Im Unternehmen gibt es einen Entscheidungsträger (bspw. in der Beschaffungsabteilung), der Drucker für den internen Gebrauch bestellt. Als guter Einkäufer (ohne nennenswerte IT-Kenntnisse) wählt er ein vergleichsweises kostengünstiges Modell, das zwar nicht schlecht ist, aber sich nicht effizient ins Netzwerk integrieren lässt und/oder die Cybersicherheitsanforderungen des Unternehmens nicht erfüllt. Dann wird es nicht nur einige Zeit in Anspruch nehmen, den neuen Drucker zum Laufen zu bringen und an die Anforderungen anzupassen, sondern auch Mehrkosten verursachen und zusätzliche Ressourcen erfordern.

Rechtzeitige Einbindung der IT-Abteilung

Wäre die IT-Abteilung dagegen schon vorher in alle derartigen Entscheidungen eingebunden worden und hätte sogar eine gewisse Entscheidungsfreiheit bekommen, hätte es die Infrastruktur des Unternehmens optimieren und die Beziehungen zu Technologiepartnern ausbauen können, die die Unternehmensziele kennen und unterstützen. Diese Partner hätten dann auf Anhieb einen Drucker bereitstellen können, der perfekt auf diese Ziele zugeschnitten ist sowie alle Anforderungen erfüllt. Die genannten Probleme wären gar nicht erst aufgetreten. Denn genau das ist es, wodurch die IT-Abteilung echte Mehrwerte schaffen kann: Durch das Finden und Beurteilen der besten Lösungen (für das Unternehmen) und durch die Zusammenarbeit mit den richtigen Anbietern und Partnern, die dafür sorgen, dass die Entscheidungen nicht nur fruchtbar sind, sondern auch effizient umgesetzt werden.

Gemeinsam mit starken IT-Abteilungen können wir von Brother Unternehmen die Unterstützung zuteilwerden lassen, die sie brauchen, indem wir sie zum Beispiel zu bestimmten Funktionen und Sicherheitsaspekten beraten und ihnen Schritt für Schritt zeigen, wie sie die neuen Lösungen in ihr Bestandssystem integrieren können – denn Integration ist der Schlüssel zum Erfolg.

Wenn Unternehmen ihre IT-Abteilung aktiv in ihre strategische Entscheidungsfindung einbinden, können sie garantiert effizienter werden und Wettbewerbsvorteile erzielen.