Das Outsourcing von Aufgaben in der IT: Wann sollten IT-Manager um Hilfe bitten?

Bei der Unmenge an vielversprechenden Technologien, die täglich auf den Markt kommen, können auch die erfahrensten IT-Entscheidungstragenden (ITDM) schon mal den Überblick verlieren. Selbst der talentierteste und stressresistenteste Profi kommt mit seinem Budget, seinem Team und seiner Geduld irgendwann an seine Grenzen.

Deshalb lagern viele IT-Führungskräfte inzwischen grosse Teile ihres Aufgabengebiets aus, um vom aktuellen Know-how anderer profitieren und sich endlich wieder auf die Dinge konzentrieren zu können, die wirklich zählen.

Doch während man dabei leicht der Versuchung erliegen kann, sich nur auf die „grossen“ strategischen Themen wie KI oder Cloud zu konzentrieren, sollte man nicht vergessen, dass auch die täglichen Aufgaben wie zum Beispiel das Print-Service-Management reibungslos und auf höchstem Niveau erledigt werden müssen. Doch auch alltägliche Aufgaben können ausgelagert werden, und die Folgen und Vorteile einer Auslagerung sind oft sogar wesentlich schneller zu spüren.

Wo sollten ITDMs anfangen?

Brother hat eine tiefgreifende Studie bei seinem Marktforschungspartner Savanta in Auftrag gegeben, um die Herausforderungen zu verstehen, die KMUs von heute bewältigen müssen. Die Ergebnisse dieser Studie lassen erkennen, welche Funktionsbereiche geeignet sind, ausgelagert zu werden. Als grösste Herausforderung wurde die Gewährleistung von Schutz und Sicherheit genannt. Darüber hinaus haben laut den Befragten „neue technische Entwicklungen, gesamtwirtschaftliche Veränderungen, unvorhergesehene Kosten und Sicherheitsprobleme“¹ das Budgetmanagement in den letzten zwölf Monaten erheblich beeinflusst.

Gleichzeitig gewinnt das Thema Nachhaltigkeit an Bedeutung. Vier von fünf befragten KMU-ITDMs sind der Meinung, dass die Nachhaltigkeit für ihr Gesamtgeschäft wichtig ist und von fast ebenso vielen als Kernfrage für IT-Teams betrachtet wird.

Diese Dinge mögen zwar auf den ersten Blick als externe Probleme erscheinen, die jede Firma zu bewältigen hat, aber viele IT-Führungskräfte stehen auch intern unter Druck, vor allem, wenn es darum geht, ihre eigenen Teams zu managen und aufrechtzuerhalten. Dementsprechend bezeichnen es 41 Prozent der befragten ITDMs als „schwierig“, im IT-Bereich neue Mitarbeitende zu finden und bereits fest integrierte Mitarbeitende im Unternehmen zu halten.

Sollten IT-Profis langsam um Hilfe bitten?

Schliesslich haben sie mit ziemlich vielen Problemen zu kämpfen, und damit ihr Unternehmen sein Potenzial voll ausschöpfen kann, sollen sie auch noch alle auf einmal lösen. So kann zum Beispiel selbst die vielversprechendste KI-Strategie daran scheitern, dass Cyberkriminelle es schaffen, an die geistigen Eigentumswerte oder Daten zu gelangen, an denen die Modelle trainiert werden. Ebenso können Mitarbeitende – der IT oder anderer Abteilungen – an ihren vielen verschiedenen Arbeitsorten nicht ihr Bestes geben, wenn ihnen die grundlegende Infrastruktur fehlt, die sie für ihre Arbeit brauchen. Und selbst die fähigsten und gewissenhaftesten ITDMS können all diese Probleme nicht allein lösen.

Deshalb ist die vollständige oder teilweise Auslagerung dieser Aufgaben zweifellos eine Möglichkeit für IT-Profis, ihre Ressourcen so effektiv wie möglich zu nutzen. Einer der grössten Vorteile einer solchen Auslagerung besteht für 42 Prozent der Befragten in den Produktivitätssteigerungen, die dadurch zu erzielen sind – und für fast genauso viele im Erhöhen der Sicherheit. Als genauso wichtig wurde das Potenzial der Auslagerung betrachtet, die Kosten zu senken, während mehr als zwei Drittel der befragten ITDMs deren positiven Einfluss auf Schnelligkeit und Wendigkeit erwähnten.¹

Und diese Vorteile können weitere positive Entwicklungen nach sich ziehen. So sagt Basil Fuchs, CIO von Brother Europe, zum Beispiel, dass sich Unternehmen durch die Übertragung von nicht-zentralen Aufgaben auf Drittanbieter wieder stärker auf die Mitarbeiterentwicklung in ihren Kerngeschäftsbereichen konzentrieren können, was auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden erhöht. Ausserdem, sagt er, können Outsourcing- und Cloud-Lösungen eine entscheidende Rolle dabei spielen, das Modell des hybriden Arbeitens zu unterstützen.

Doch das Outsourcing bietet Firmen auch enorme Möglichkeiten, ihre digitalen Transformationsinitiativen im gewünschten Tempo und Umfang umzusetzen, sagt er. „Es hilft Unternehmen, ihre digitalen Initiativen schneller zum Erfolg zu führen, weil sie die externe Expertise und die innovativen Ansätze ihrer Outsourcing-Partner in Anspruch nehmen können.“

Deshalb ist es für Unternehmen auch so wichtig, bei all dem nicht ihre ganze Technologielandschaft und ihre anderen Outsourcing-Strategien aus dem Blick zu verlieren.

Einige Unternehmen erliegen derzeit verständlicherweise der Versuchung, sich auf angesagte neue Technologien wie robotergestützte Prozessautomation oder KI zu stürzen, ohne deren Folgen vollständig abschätzen zu können. „Doch bei all diesem Hype um neue Technologien sollte man sich immer wieder fragen, ob sie den Kunden wirklich nützen und in die bestehenden Systeme integriert werden können“, so Fuchs.

Dabei könnten Unternehmen, sagt er, auch leicht vergessen, sich damit zu beschäftigen, wie sie ihre Büroinfrastruktur einschliesslich ihrer Druck- und Dokumentenverarbeitungstechnik verbessern können, die ihre Mitarbeitenden täglich brauchen. „Das wiederum kann Ineffizienzen zur Folge haben und dazu führen, dass wertvolle Gelegenheiten verpasst werden, Kosten zu sparen und die Mitarbeitererfahrung grundlegend zu verbessern.“ 

Was unternehmen andere IT-Führungskräfte in dieser Hinsicht?

Mehr als 60 Prozent der Technologieführer haben das Hosting und die Cloud entweder schon ausgelagert oder ziehen es momentan in Betracht. Und fast ebenso viele – 56 Prozent – lagern sicherheitsbezogene Leistungen gerade aus oder planen dies zu tun. Dagegen outsourcen derzeit nur 16 Prozent der Befragten ihre Aufgaben in den Bereichen Unternehmensnachhaltigkeitsmanagement oder Beschaffung, und weniger als ein Fünftel der Befragten lagert hybride Arbeitslösungen oder -Services aus, während 23 Prozent dies in Betracht ziehen.

Das erscheint auf den ersten Blick etwas unlogisch, da fast ein Drittel der Befragten angegeben hat, dass Büro-Hardware und Technologie „den Löwenanteil an den Gesamtausgaben im IT-Bereich“ haben, und 44 Prozent, dass das Budget oder die prognostizierten Ausgaben für Büro-Hardware und technische Infrastruktur im Laufe des letzten Jahres gestiegen sind.

Andererseits waren Kosteneinsparungen bei fast der Hälfte der IT-Abteilungen ein Treiber für „nachhaltige“ Aktivitäten. Druckbezogene Tätigkeiten spielen für Unternehmen eine grosse Rolle bei den Bemühungen, ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen. Während der Energieverbrauch für IT-Profis weiterhin höchste Priorität hat, ist die zweithöchste die Verbesserung des Druckmanagements, dicht gefolgt vom Recycling gebrauchter Produkte. Das Recycling von Tintenpatronen/Tonerkartuschen wurde von einem Fünftel der Befragten genannt.

Auch wenn das Management von Büroinfrastruktur und Druckausrüstung derzeit weniger "angesagt" ist als andere Funktionsbereiche, stellt es doch alle Unternehmen, ob gross oder klein, vor grosse Herausforderungen, die zu bewältigen sind. Und während die Personalprobleme sicher in nächster Zeit nicht abnehmen werden, steigt der Druck auf öffentliche und private Unternehmen, die Kosten zu senken und ihre Nachhaltigkeit unter Beweis zu stellen. 

Eine Druckrevolution?

Unternehmen können sich, indem sie einen MPS-Experten mit der Druckinfrastruktur und dem Verbrauchsmaterialienmanagement betrauen, auf einen Schlag von einem ihrer grössten Probleme befreien, die ihnen derzeit Bauchschmerzen bereiten. Eine solche Kooperation mit einem MPS-Experten kann den IT-Profis helfen, ihr Druckinfrastruktur- und Verbrauchsmaterialienmanagement effizienter und nachhaltiger zu machen und die Sicherheit des ganzen Unternehmens zu erhöhen. Ausserdem kann sie die Erfahrungen aller Beschäftigten verbessern, nicht zuletzt die der IT-Mitarbeitenden, die sich keine Sorgen mehr um die Druckinfrastruktur machen müssen.

Vor allem aber versetzt sie Technologieführer in die Lage, sich anderen, wichtigeren Dingen zu widmen, wie etwa der steigenden Zahl von Cyberbedrohungen oder der Überlegung, wie sich KI wirklich sinnvoll in ihr Geschäftsmodell integrieren lässt. Doch worauf sollten IT-Profis bei der Wahl eines guten Outsourcing-Partners achten? Erfahren Sie mehr über unsere Managed Print Services für Unternehmen oder informieren Sie sich in unserem Blog-Beitrag genauer über das Outsourcing Ihrer Druckinfrastruktur.

^{Quellen 
1 Alle erwähnten Statistiken entstammen Savantas Umfrage von 2023 unter IT-Entscheidungsträgern kleiner und mittelgrosser Unternehmen im Auftrag von Brother.}