Wie das Outsourcing des Druckermanagements Ihnen helfen kann, Ihr Unternehmen besser zu verstehen
Die Hilfe professioneller Anbieter in Anspruch zu nehmen, kann eine gute Möglichkeit sein, an aktuelles Know-how für die strategischen Initiativen des eigenen Unternehmens zu gelangen. Zum Beispiel wenn es um die digitale Transformation, die Migration zur Cloud oder die Entwicklung einer flexiblen KI-Strategie geht.
Aber das Outsourcing von Aufgaben ist nicht nur für die Kerntätigkeiten des Unternehmens eine sinnvolle Option. Den richtigen Partner zu wählen, kann auch in weniger zentralen, aber dennoch geschäftskritischen Bereichen wie dem Druck einen grossen Unterschied machen, denn schliesslich spielt dieser im Geschäftsleben nach wie vor eine entscheidende Rolle. Europaweit haben 43 Prozent der von IDC befragten Firmen angegeben, dass Papierdokumente für ihre Geschäftsprozesse weiterhin unerlässlich sind, und 28 Prozent sind nach eigenen Angaben sogar gesetzlich verpflichtet, Dokumente in dieser Form aufzubewahren.
Mehr als drei Viertel der Befragten sagten, dass sie den Umfang ihrer Drucktätigkeiten im Bereich Buchführungs- und Finanzdokumente beibehalten oder sogar erhöhen müssen.
Es gibt also gute Gründe dafür, dass sich Unternehmen egal welcher Grösse einmal näher damit beschäftigen sollten, wie sie ihre Druckvorgänge besser managen können, oder nach einem professionellen Druckpartner umschauen sollten, der das für sie abnimmt.
Die Dienste eines solchen Spezialisten für Managed Print Services in Anspruch zu nehmen, kann Entscheidungsträgern in der IT helfen, ihre Probleme in Bereichen wie der Sicherheit, Effizienz, Nachhaltigkeit oder Compliance zu lösen, die für alle Mitarbeitenden relevant sind. Ausserdem eröffnet das Outsourcing die Möglichkeit, interne Kompetenzlücken zu schliessen, potenzielle Risiken frühzeitig zu erkennen und die eigenen Mitarbeitenden in die Lage zu versetzen, sich auf wichtigere Probleme zu konzentrieren.
Was Sie von einem Managed Print Service erwarten können
Mit einem guten Outsourcing-Konzept oder einem professionellen Druckpartner lassen sich Probleme wie ein unnötig hoher Energieverbrauch oder der Kauf falscher Tinte und Toner in allen Standorten eines Unternehmens verhindern. Häufig konzentrieren sich viele Unternehmen bei ihren Auslagerungsplänen nach wie vor nur auf die Tätigkeiten in ihrer Firmenzentrale, statt sich nach dezentralisierten Lösungen umzuschauen, die die Bedürfnisse wachsender Unternehmen in der Geschäftswelt von heute erfüllen.
Wenn man die Verantwortung für den Kauf und das Management von Verbrauchsmaterialien und Geräten seinen Zweigstellen und kleineren Niederlassungen überträgt, kann es leicht passieren, dass Mitarbeitende damit betraut werden, die nicht über die nötigen Kenntnisse und Erfahrungen verfügen. Das kann dazu führen, dass Produkte erworben werden, die nicht über das beste Preis-Leistungs-Verhältnis verfügen. Im schlimmsten Fall wird sich für No-Name-Produkte entschieden, die schwere Sicherheitsrisiken hervorrufen können, wenn sie in das bestehende Netzwerk integriert werden.
Deshalb sei das Vertrauen so enorm wichtig, sagt Brothers MPS-Manager und Druckexperte Phil White. „Mit unseren Managed Print Services, vor allem für grössere Unternehmen, kümmern wir uns um die Auslagerung der Druck- und Dokumenteninfrastruktur eines Unternehmens an einen vertrauenswürdigen Dienstleister über alle Arbeitsplätze hinweg, seien sie nun im Homeoffice oder im Büro.“
Outsourcing des Druckermanagements für einen besseren Überblick
Bei einem modernen Managed Print Service werden die Druck- und Dokumentausgaben in einer einzigen Kostenstelle getätigt, wodurch sie wesentlich transparenter werden und leichter nachzuvollziehen sind. Dadurch wird auch das Nutzungsverhalten der Mitarbeitenden in Bezug auf die Druckressourcen erheblich transparenter und leichter zu beeinflussen – indem man zum Beispiel dafür sorgt, dass sie immer die richtigen Verbrauchsgüter zum bestmöglichen Preis erhalten, oder sie dazu motiviert, verantwortungsvoll mit den Druckressourcen umzugehen.
Genau zu wissen, wie sich die Druckerflotte zusammensetzt, trägt ausserdem grundlegend zur Sicherheit jener bei. Wenn sich Ihr MPS-Partner auch auf die Zweigstellen statt nur auf die zentralen Standorte konzentriert, sinkt die Gefahr, dass nicht autorisierten Geräte an das Netzwerk angeschlossen werden.
Die beschriebenen Sicherheitsrisiken können jedoch nicht nur für Unternehmen mit vielen Niederlassungen oder Aussenstellen problematisch werden, sondern auch für Arztpraxen und andere medizinische Einrichtungen, in denen der Datenschutz enorm wichtig ist, sowie für Transport- und Logistikfirmen und andere dezentralisierte Unternehmen.
Ein Partner, der Sie versteht und dem Sie vertrauen können
Vor der Wahl eines neuen Partners sollten Sie sich unbedingt Gedanken darüber machen, was Sie mit dem Outsourcing Ihrer Druckverwaltung eigentlich erreichen wollen. Und dabei geht es gar nicht mal so sehr um die IT, sondern um das gesamte Ergebnis, das Sie anstreben.
Als nächstes müssen Sie einen Outsourcing-Partner finden, der Ihr gesamtes Unternehmen und nicht zuletzt das, was Sie in puncto IT, Finanzen und operatives Geschäft erreichen wollen, wirklich versteht.
Denn jede Firma ist anders, und das ist es, was jeder potenzielle Partner verstehen muss, statt eine Lösung von der Stange anzubieten. Dabei sollte er Ihnen helfen, die Probleme zu finden, die Sie noch nicht erkannt haben, wie etwa, dass Mitglieder einer bestimmten Abteilung zu viel für Verbrauchsmaterialien ausgeben oder dass Ihre Geschäftsprozesse aufgrund einer ineffizienten Infrastruktur öfter mal unterbrochen werden. Am Ende muss ihr Partner mit einer Lösung aufwarten können, die so flexibel ist, dass Sie damit als Unternehmen Ihre Ziele erreichen und all Ihre Probleme lösen können.
Deshalb verfolgt Brother beim Thema MPS von Anfang an einen dezentralisierten Ansatz auf Basis einer cloud-gehosteten Management-Infrastruktur. Zudem wissen wir ganz genau, dass jedes Unternehmen andere Bedürfnisse oder Präferenzen im Kontext der Dokumentenverarbeitung hat. Deshalb hat Brother seine MPS-Plattform im Hinblick auf die Dokumentenmanagementsoftware agnostisch gestaltet, also so, dass sie mit den unterschiedlichsten Systemen kompatibel ist.
„Unser beratender Ansatz besteht darin, zu verstehen, wie wichtig Dokumente für ein Unternehmen sind und wie man sie am besten mit den Zielen des Unternehmens abstimmen kann“, sagt Phil White.
Bringen Sie Ihre Druckinfrastruktur auf das nächste Level
Natürlich wird niemand erwarten, dass viele Unternehmen das Thema Druck genauso „sexy“ finden wie KI oder Robotik. Doch auch wenn der Druck für die Überlebensfähigkeit eines Unternehmens vielleicht nicht unmittelbar ausschlaggebend ist, sind Kundenzufriedenheit, Datenschutz und Produktivitätssteigerungen es allemal.
Deshalb beginnen die besten Druck-Outsourcing-Strategien mit einem ergebnisoffenen Dialog und werden durch Vertrauen nachhaltig gefestigt. Wenn Sie wissen wollen, wie Brother und seine MPS-Partner Ihnen helfen können, das Beste aus Ihrer Druckinfrastruktur zu machen, schauen Sie sich doch einmal ganz unverbindlich unsere Reihe von Managed Print Services an.
